E-Mail-Archivierung
MailStore: jede E-Mail wiederfindbar, sicher archiviert.
E-Mails sind Geschäftskorrespondenz und damit aufbewahrungspflichtig. Wir richten MailStore Server ein und betreuen ihn im laufenden Betrieb. Er legt jede ein- und ausgehende Nachricht automatisch und unveränderbar ab – getrennt vom Postfach, durchsuchbar in Sekunden und unabhängig davon, ob jemand sein Postfach aufräumt oder das Unternehmen verlässt.
MailStore ServerExchange, Microsoft 365 und IMAPVolltextsucheEinrichtung und Betrieb durch ITL
Hersteller
Wozu ein E-Mail-Archiv
Vier Gründe, warum das Postfach kein Archiv ist.
Ein Postfach ist ein Arbeitsmittel. Es wird aufgeräumt, es läuft voll, es verschwindet mit dem Mitarbeiter. Ein Archiv bleibt.
Automatisch statt händisch
Nachrichten werden beim Ein- und Ausgang archiviert. Niemand muss daran denken, niemand entscheidet, was wichtig ist.
Unveränderbar abgelegt
Einmal archiviert, bleibt die Nachricht wie sie war – inklusive Anhängen und Kopfzeilen. Das ist der Unterschied zwischen Sicherung und Archiv.
In Sekunden auffindbar
Volltextsuche über Jahre und über alle Postfächer, für die jemand berechtigt ist. Auch über Anhänge.
Unabhängig vom Postfach
Mitarbeiter geht, Postfach wird gelöscht, Vertretung braucht den Vorgang: Das Archiv bleibt davon unberührt.
Microsoft 365 und Exchange
Angebunden an Exchange, Microsoft 365 oder IMAP-Konten. Die Archivierung läuft im Hintergrund weiter, auch wenn Sie später umziehen.
Gesichert wie alles andere
Das Archiv gehört in dasselbe Sicherungskonzept wie Server und Datenbanken – mit Kopie außerhalb des Hauses und Rückspielprobe.
Einrichtung und Betrieb durch ITL
Wir installieren MailStore Server, binden Ihre Postfächer an, übernehmen Altbestände und halten das Archiv im laufenden Betrieb aktuell – mit Updates, Überwachung des Archivierungsjobs und Kontrolle der Sicherung.
Praxis und Kanzlei
Wo ein Archiv den Unterschied macht.
Die Fälle sind fast immer dieselben – und sie kommen ohne Vorwarnung.
- Die Vertretung – ein Vorgang muss weiterlaufen, das Postfach ist gesperrt
- Die Nachfrage nach zwei Jahren – wann wurde was zugesagt, und von wem
- Der Wechsel des Mailsystems – alte Nachrichten bleiben verfügbar, auch nach dem Umzug
- Das volle Postfach – Archivieren entlastet den Server, ohne dass etwas verloren geht
- Die Prüfung – nachvollziehbar statt rekonstruiert
1
Suchfeld für alle Jahre
0
manuelle Ablage nötig
2
Standorte in Bayern
35+
Jahre Erfahrung
Ablauf
So führen wir MailStore ein.
Eingerichtet parallel zum laufenden Mailbetrieb.
01
Bestandsaufnahme
Welches Mailsystem, wie viele Postfächer, welche Altbestände liegen wo, welche Fristen gelten.
02
Konzept
Archivierungsregeln, Rechte, Speicherort und Einbindung in die Sicherung – als verbindliches, bedarfsgerechtes Angebot.
03
Einrichtung
Installation, Anbindung der Postfächer, Import der Altbestände und Testlauf mit echten Suchen.
04
Betrieb
Updates, Überwachung des Archivierungsjobs und Backup-Kontrolle im laufenden Betrieb.
Häufige Fragen
Was Kunden zu MailStore fragen.
Ersetzt das Archiv die Datensicherung?
Nein, es ergänzt sie. Die Sicherung stellt den Betrieb wieder her, das Archiv bewahrt einzelne Nachrichten dauerhaft und unveränderbar auf. Beides gehört zusammen.
Funktioniert das mit Microsoft 365?
Ja. MailStore bindet Exchange, Microsoft 365 und IMAP-Konten an. Die Archivierung läuft unabhängig davon weiter, wenn Sie das Mailsystem später wechseln.
Können wir Altbestände übernehmen?
In der Regel ja – aus vorhandenen Postfächern und aus PST-Dateien. Wie vollständig das gelingt, prüfen wir vorab an einem Teilbestand.
Wer darf im Archiv suchen?
Das legen Sie fest. Üblich ist: Jeder sieht sein eigenes Archiv, ausgewählte Personen haben darüber hinausgehende Rechte – dokumentiert und nachvollziehbar.
Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?
Das hängt vom Inhalt ab; handels- und steuerrechtlich relevante Korrespondenz unterliegt den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Wir richten die Regeln nach Ihrer Vorgabe ein – die rechtliche Bewertung trifft Ihr Steuerberater oder Anwalt.
Betreuen Sie das auch laufend?
Ja, im Rahmen eines Wartungsvertrags mit Updates, Überwachung und Backup-Kontrolle.