Exchange · Teams · SharePoint · OneDrive
Microsoft 365 –
eingerichtet, migriert und
im Griff behalten.
Exchange Server 2016 und 2019 erhalten seit dem 14. Oktober 2025 keine Sicherheitsupdates mehr. Damit ist die Frage nicht mehr, ob der Mailserver umzieht, sondern wohin. Wir planen den Weg, führen die Migration durch und betreuen den Betrieb danach.
Exchange OnlineTeams und SharePointEntra ID und MFAArchivierung und Backup
Plattform
Kernmerkmal
Der Exchange Server im Haus hat ausgedient.
Für Exchange Server 2016 und 2019 endete der Support am 14. Oktober 2025. Die Systeme laufen weiter, bekommen aber keine Sicherheitsupdates mehr – und ein Mailserver ist genau die Art System, die von außen erreichbar ist und gezielt angegriffen wird.
Es gibt zwei saubere Wege: die Exchange Server Subscription Edition im eigenen Haus weiterbetreiben oder die Postfächer nach Exchange Online verlagern. Hybrid ist der Zwischenschritt, wenn nicht alles gleichzeitig wechseln kann. Welcher Weg der kürzere ist, entscheidet nicht die Technik, sondern Ihre Ausgangslage.
- Exchange Server Subscription Edition – wenn es im Haus bleiben soll
- Exchange Online – Postfächer, Kalender und Verteiler in der Cloud
- Hybrid als Übergang, mit Koexistenz beider Welten
- Öffentliche Ordner, Freigaben und Ressourcen ziehen mit
Kostenseite
Die meisten zahlen für Pläne, die niemand nutzt.
Microsoft 365 wird pro Benutzer und Monat abgerechnet. In gewachsenen Umgebungen finden wir regelmäßig Lizenzen für ausgeschiedene Mitarbeiter, doppelt gebuchte Funktionen und Pläne, die eine Stufe zu hoch liegen.
Wir vergleichen den tatsächlichen Bedarf mit dem, was auf der Rechnung steht: Wer braucht die Office-Anwendungen lokal, wer arbeitet nur im Browser, wo genügt ein günstigerer Plan und welche Postfächer lassen sich als geteilte Postfächer ohne eigene Lizenz führen.
- Bedarf pro Rolle statt einheitlicher Plan für alle
- Geteilte Postfächer und Ressourcen ohne eigene Lizenz
- Lizenzen ausgeschiedener Mitarbeiter einziehen
- Laufzeiten und Verlängerungstermine im Blick behalten
die Bausteine
Von der Postfachmigration bis zur Ablagestruktur.
Microsoft 365 ist kein Produkt, sondern ein Baukasten. Entscheidend ist, welche Teile Sie einschalten – und welche Sie bewusst weglassen.
Exchange Online und Postfächer
Postfächer, Kalender, Verteiler, Freigaben und öffentliche Ordner ziehen mit. Während der Umstellung laufen alter und neuer Stand parallel, damit niemand ohne E-Mail dasteht.
Migration mit Koexistenz
Teams, SharePoint und OneDrive
Eine Ablagestruktur, die man erklären kann: Teams je Abteilung oder Projekt, klare Berechtigungen, persönliche Dateien in OneDrive. Was vom Dateiserver mitkommt, entscheiden wir vorher – nicht nachträglich.
Konten, Anmeldung und Ausscheiden
Entra ID als zentrale Anmeldung, Mehrfaktor für jeden Zugriff von außen, bedingter Zugriff dort, wo es sinnvoll ist. Und ein festgelegter Ablauf, wenn jemand das Haus verlässt.
MFA und bedingter Zugriff
Archivierung mit Aufbewahrungsfrist
Geschäftliche E-Mail unterliegt Aufbewahrungspflichten. Wir archivieren revisionssicher mit MailStore Server – bewusst außerhalb des Tenants, damit das Archiv auch einen Anbieterwechsel übersteht.
Schutz und Sicherung
Filter vor dem Postfach, Schutz für Teams und SharePoint sowie eine eigene Sicherung der Tenant-Daten. Der Papierkorb von Microsoft ist kein Backup.
Grenze zur Fachanwendung
Praxissoftware, Kanzleisoftware oder ERP: Die Fachanwendung und ihre Datenbank bleiben dort, wo sie hingehören. Microsoft 365 übernimmt Kommunikation und Büroablage – nicht Patienten-, Mandanten- oder Auftragsdaten.
im Paket enthalten
Was in Microsoft 365 steckt –
und was wir davon einrichten.
Nicht jeder Dienst muss an sein. Wir richten ein, was Sie wirklich nutzen, und lassen den Rest aus – das hält die Umgebung überschaubar.
Exchange Online
Postfächer, Kalender, Verteiler und Ressourcen, erreichbar über Outlook, Browser und Mobilgerät.
Teams
Chat, Besprechungen und Dateien je Team oder Projekt – mit Struktur statt gewachsenem Wildwuchs.
SharePoint
Gemeinsame Ablage mit Berechtigungen, Versionsständen und Suche über alle Dokumente.
OneDrive
Persönliche Dateien, synchronisiert auf die Arbeitsgeräte, mit Wiederherstellung früherer Versionen.
Office-Anwendungen
Word, Excel, PowerPoint und Outlook lokal installiert oder im Browser, je nach Plan und Arbeitsplatz.
Entra ID
Zentrale Benutzerverwaltung und Anmeldung, Mehrfaktor und Gruppen als Grundlage für alle Rechte.
Bookings
Terminvereinbarung, die Patienten, Mandanten oder Kunden selbst übernehmen – mit Anbindung an den Kalender.
Planner und To Do
Aufgaben sichtbar verteilen, statt sie per E-Mail hin und her zu schicken.
Formulare und Vorlagen
Wiederkehrende Abläufe als Formular abbilden und Ergebnisse strukturiert auswerten.
für wen
Wer davon am meisten hat.
🏥
Praxis, MVZ und Klinik
Kommunikation, Kalender und Dokumente zentral, die Fachanwendung unangetastet. Besonders sinnvoll, wenn mehrere Standorte dieselben Abläufe brauchen.
⚖️
Kanzleien und Beratungen
Mandatsbezogene Ablage, Aktenstruktur in SharePoint, geregelte Zugriffe für Freie und Referendare – und ein Archiv, das einer Prüfung standhält.
🏭
Agenturen, Handel und Industrie
Zusammenarbeit über Standorte und mit Externen, ohne dass Dateien per E-Mail hin und her wandern. Dazu Lizenzen, die zum tatsächlichen Bedarf passen.
so läuft die Umstellung
In 4 Schritten nach Microsoft 365.
01
Bestandsaufnahme
Postfachgrößen, Verteiler, Altlasten, vorhandene Lizenzen und Verträge. Oft zahlen Kunden bereits für Pläne, die niemand nutzt.
02
Tenant und Pilot
Einrichtung, Domänen, Anmeldung, Richtlinien – und ein Pilot mit wenigen Postfächern, damit Stolpersteine vor dem Rollout auftauchen.
03
Migration im Zeitfenster
Die Masse der Postfächer zieht außerhalb der Sprechzeiten um. Alte und neue Umgebung laufen parallel, bis alles angekommen ist.
04
Betrieb und Betreuung
Lizenzen, Änderungen, neue Mitarbeiter, Störungen: danach ist es Alltag – und der gehört in einen Wartungsvertrag.
häufige Fragen
FAQ zu Microsoft 365 und zum Exchange-Umzug.
Unser Exchange Server läuft doch noch – warum handeln?
Weil Exchange Server 2016 und 2019 seit dem 14. Oktober 2025 keine Sicherheitsupdates mehr erhalten. Ein Mailserver ist von außen erreichbar; genau solche Systeme werden gezielt angegriffen. Technisch läuft er weiter, aber jede neu entdeckte Lücke bleibt offen. Wer im Haus bleiben möchte, wechselt auf die Exchange Server Subscription Edition, sonst geht es nach Exchange Online.
Müssen wir dann alles in die Cloud geben?
Nein. E-Mail und Büroablage lassen sich verlagern, ohne die Fachanwendung anzufassen – ob Praxissoftware, Kanzleisoftware oder ERP. Hybride Aufbauten sind gängig: Postfächer in der Cloud, Fachanwendung und Datenbank im Haus. Was wohin gehört, klären wir vor der Migration und halten es schriftlich fest.
Was kostet Microsoft 365?
Abgerechnet wird pro Benutzer und Monat, je nach Plan. Die Preise ändert Microsoft regelmäßig, deshalb nennen wir hier keine Zahl, sondern rechnen Ihren Bedarf konkret durch – inklusive der Frage, ob Business- oder Enterprise-Pläne passen und welche vorhandenen Lizenzen wegfallen können.
Reicht die Cloud als Sicherung?
Nein. Aufbewahrungsrichtlinien und Papierkörbe sind Komfortfunktionen, kein Backup: sie schützen nicht vor gelöschten Konten, kompromittierten Zugängen oder Fehlern, die erst Monate später auffallen. Wir sichern Tenant-Daten separat – siehe Backup und Recovery.
Wie lange dauert die Migration?
Die Vorbereitung dauert länger als die Umstellung selbst. Für die eigentliche Migration hängt es an der Zahl der Postfächer und der Datenmenge: kleinere Umgebungen wechseln an einem Wochenende, größere in Wellen. Während der Übergangszeit bleiben beide Systeme erreichbar.
Wer kümmert sich danach um den Tenant?
Auf Wunsch wir. Lizenzverwaltung, neue Konten, Austritte, Richtlinien und Störungen sind laufende Arbeit. Das läuft über Service Plus und den technischen Support.
Kontakt
Sprechen Sie mit uns über Ihren Mailserver.
Exchange-Ablösung, Tenant-Einrichtung oder nur ein Blick auf Ihre Lizenzen – schreiben Sie uns, was gerade bei Ihnen läuft.